用AI快速生成报价单和PI（形式发票）

要解决的问题

客户在询盘里要报价，小团队常常要花不少时间排版报价单：产品描述怎么写、贸易术语怎么标、付款方式和有效期放哪里。格式不规范会让客户觉得不专业，条款遗漏又容易埋下纠纷。AI可以按你给的真实信息快速排出一份结构完整的报价单或PI草稿，并提醒你缺了哪些常见条款，但所有价格、数量和条款都必须由你填写并核对。

操作步骤

1. 准备真实数据：产品名称、型号、规格、数量、单价、币种、贸易术语（如FOB/CIF/EXW等）、付款方式、交期、报价有效期、银行信息。
2. 用“提示词1”让AI生成报价单的表格结构和英文条款文字，输出为表格或可以粘贴进Excel的格式。
3. 让AI检查条款完整性：有没有漏掉包装、运输方式、样品政策、质量标准、有效期等常见项。
4. 把结果粘贴进你自己的Excel/WPS模板，统一加公司抬头和Logo，导出PDF。
5. 重点核对：单价×数量的金额、币种、贸易术语与价格是否匹配、银行信息是否正确。金额计算建议用表格公式，而不是相信AI算出的数字。
6. 客户确认订单后，用“提示词2”把报价单转换为PI草稿，再次逐项核对后发送。

提示词模板

提示词1：生成英文报价单

你是有经验的外贸跟单员。请根据以下真实信息，生成一份英文报价单（Quotation），用表格输出，方便我粘贴进Excel：
- 买方：【公司名/联系人】
- 产品明细（每行：品名|型号|规格|数量|单位|单价）：【粘贴】
- 币种：【】 贸易术语：【】 付款方式：【】
- 交期：【】 报价有效期：【】 包装：【】
要求：
1. 产品描述用买家容易理解的英文
2. 金额列只写“=数量×单价”的公式提示，不要自己计算
3. 列出条款部分（Terms & Conditions）
4. 最后用中文告诉我还缺哪些常见条款
不要添加我没提供的任何价格、折扣或承诺。

提示词2：报价单转PI

请把下面已确认的报价单内容整理为形式发票（Proforma Invoice）草稿：
- 增加：PI编号【】、日期【】、买卖双方完整信息【】、银行信息【】
- 保留所有产品明细和条款，不要修改任何数字
- 最后列出“需要人工核对的字段清单”
报价单内容：
【粘贴】

注意事项

• 金额永远用表格公式计算，不要直接用AI算出的数字。
• 贸易术语和价格必须匹配，例如报CIF要包含运费和保险，这部分请按你的实际成本填写。
• PI涉及收款，银行信息务必二次核对，发出前可以请同事再看一遍。

常见问题与进阶

报价单和PI有什么区别？

报价单是给客户参考的价格和条款，通常有有效期；PI（形式发票）一般在客户确认订单后出具，用于客户付款、申请外汇或办理进口手续，内容需要更完整、更准确。具体用途和格式要求，可以和客户及你的货代、银行确认。

可以让AI帮我计算价格吗？

不建议。AI在计算上可能出错，而价格直接关系到利润。正确做法是：价格由你根据成本计算，金额用表格公式自动计算，AI只负责文字和格式。

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